A todo momento, somos bombardeados com uma infinidade de informações, sob as mais diversas formas, potencializadas por uma evolução tecnológica sem precedentes, pipocando novos sistemas e novas tecnologias. Além daquelas efetivamente disponíveis, as promessas de ferramentas cada vez mais eficientes e poderosas, que tornarão a vida mais fácil. Tornando extremamente difícil nossas escolhas, exigindo a criação de processos complexos para tomada de decisão.
Esses sistemas, esses softwares que surgem a todo momento, não consistem necessariamente em Sistemas de Informação. Muitas vezes, nem são elementos que fazem parte dele.
Sistema de Informação, na essência, não tem nada a ver com informática, apesar do termo sugerir assim. Esses sistemas referem-se aos processos existentes dentro da corporação, que constituem seu funcionamento e levam esse nome, porque o resultado deles é exatamente isso: "informação". O sistema de controle de estoque, por exemplo, traz como resultado uma série de relatórios, direcionados a etapas específicas dentro do processo funcional da corporação, servindo como base para a tomada de decisões. São portanto, simplesmente a maneira de coletar, organizar e distribuir informações pela empresa.
O processo – ou sistema – de armazenamento de nomes e telefones, pode ser feito em uma agenda tradicional ou numa agenda eletrônica. O Sistema de Informação (coleta, organização e distribuição) é exatamente o mesmo, diferindo apenas o mecanismo utilizado. Claro, alguns aspectos específicos da operação dos instrumentos utilizados precisam ser observados, mas na essência, o sistema (ou processo) não muda.
Quando nos referimos a análise de sistemas, é necessário então iniciar a distinção sobre o que se deseja fazer: analisar o sistema de informação de nomes e telefones ou analisar o software utilizado para execução desse processo?
A informatização, via de regra, se aplica depois que o Sistema de Informação já está definido. A principal diferença está na agilidade proporcionada pela utilização de ferramentas tecnológicas na manipulação desse sistema. Deve (ou ao menos devia) ser mais rápido consultar um número de telefone na agenda eletrônica do que na agenda tradicional. Claro, é um exemplo simplista, mas se pensarmos por exemplo nas instituições financeiras, é inimaginável seu funcionamento, mantendo a agilidade, sem a aplicação de informática nos seus Sistemas de Informação.
Misturar esses aspectos, faz com que a eficiência dos sistemas seja comprometida. É muito comum iniciar um processo de informatização, sem que os Sistemas de Informação tenham sido devidamente avaliados. Informatizar processos inadequados gera sérios problemas à empresa, pois tudo acaba sendo atribuído ao processo de informatização. "Esse sistema (software adquirido) é uma porcaria!!", já ouvi isso um sem número de vezes... quando na verdade, o problema está na maneira que a empresa operacionaliza seus processos.
Sistemas de informação são objeto de estudo constante dos profissionais da administração, afinal, a empresa tem que se adaptar as diversas situações impostas pela constante evolução do mercado (clientes, concorrentes, fornecedores, governo, etc). Muitas vezes, esses sistemas podem ser potencializados com a utilização da informática, sob forma de velocidade e confiabilidade no processo de gerar informação.
A informática é uma ferramenta, utilizada para auxiliar as atividades da empresa. A informação é a base para tomada de decisão. Aos administradores, cabe criar Sistemas de Informação adequados, eficientes e confiáveis, garantir a qualidade da informação e utilizar a informática para trazer agilidade a esses processos. Não devemos adaptar nossas corporações aos softwares, mas sim, buscar as ferramentas que melhor de adéqüem às nossas necessidades.