Um preâmbulo se faz necessário: Burocracia, em sua definição maior, não deve ser confundida com o que o Brasil conseguiu realizar em seu dia-a-dia, transformando o controle numa chateação e muitas vezes completamente ineficiente. Ao fazer a renovação da carteira de habilitação, modelo com foto, é necessário apresentar um documento de identificação com foto, que não seja a carteira de habilitação. Não sei se é assim em todos os Estados, mas no PR é.
São Estados que não aceitam a cédula de identidade de outros Estados, é a fila do carimbo, onde temos uma fila para informações e uma fila para entra na fila... Não, burocracia deve ser compreendida aqui como um conjunto de registros para acompanhamento de um processo, ou conjunto de processos. Dos Sistemas de Informação.
Um dos muitos desafios dos profissionais da área de Sistemas de Informação constitui no equilíbrio entre confiabilidade e praticidade nos modelos propostos ao desenvolvimento. A exigência de profissionais realmente capacitados para manipulação e utilização e a escolha adequada da tecnologia são elementos importantes e que normalmente estão no topo da lista de qualquer profissional. As informações geradas pelos diversos sistemas e disponibilizadas aos gestores devem sempre atender aos conceitos da boa informação: no tempo certo, para pessoa certa e no tempo certo.
Quando abusamos das palavras tempo e certo nessa combinação, o intuito proposital é chamar a atenção os conceitos fundamentais de planejamento, que é justamente conhecer a necessidade de tempo de cada processo constante do sistema, nunca esquecendo de que "tempo certo" não significa "urgente" ou "imediato". O profissional deve ter profundo conhecimento do sistema em questão e ser capaz de determinar o prazo para cada retorno de informação. Essa compreensão é essencial para que a proposta tenha adequados os índices de complexidade.
No entanto, a visão mais comum é aquela onde a ação é mais importante do que o planejamento. Método profundamente arraigado na cultura corporativa brasileira, o que nos faz atrasar a finalização e normalmente elevar os custos a índices absurdamente maiores do que o necessário, porque sempre vamos direto à "prática", com pouco ou nenhum plano para o sistema. O sistema então é criado em conjunto com o andamento dos processos, o que o torna frágil e ineficiente.
Sempre sabemos quanto foi gasto, porque isso é fácil de controlar. Mas ao tentar explicar onde e porque ou como poderia ser evitado, as respostas tornam-se raras ou inexistentes. Claro que os totais são importantes e devem sim ser conhecidos e confiáveis, mas um verdadeiro Sistema de Informações é aquele que tem estrutura coerente e um conjunto de informações completa, apontando os pontos que devem ser revisados ou merecedores de atenção especial aos gestores e tomadores de decisão. Criando cenários de comparação e possibilitando a real inteligência de negócios, tão falado nos tempos atuais.
Não sabemos como comparar, porque os dados foram perdidos na inépcia daquele sistema malfeito, que mostra apenas um total e nenhuma outra forma de comparação para que o novo projeto seja mais econômico ou mais rápido que o anterior. Ah, claro, quando temos o planejamento...
É preciso que fique claro aos envolvidos que a criação de um Sistema de Informações constitui um conjunto de ações diretamente dependentes. O excesso de controle, a exigência exagerada na concepção ou início do processo, não são adequados, não são funcionais, não garantem ao sistema seus objetivos e nem as informações as características necessárias. O acompanhamento e controle, verificação, revisão, alteração, suspensão, embargo, interrupção ou qualquer outra ação que venha a fazer os resultados iniciais serem atingidos, DEVEM ser aplicadas, saber o motivo, o porquê de um gasto exagerado ou do atraso são essencialmente importantes, inerentes ao trabalho proposto pela Administração.
Sistemas adequados nos permitem identificar e readequar as ações, para evitar repetição de problemas no futuro.
Pense!