Os dias têm a mesma duração para todos, ricos ou pobres, jovens ou velhos, brasileiros ou estrangeiros. Entretanto, o tempo não é aproveitado por todos com igual intensidade, pois alguns conseguem realizar coisas extraordinárias enquanto outros apenas vêem "o tempo passar".
Pessoas que até conhecem boas práticas para administração do tempo, mas que não conseguem efetivá-las em suas vidas, seja por desorganização, comodismo ou objetivos pouco claros. A certeza é que este mesmo homem que criou as unidades de tempo hoje se sente escravizado pelo próprio relógio que ajudou a inventar.
É só olhar ao redor para perceber que as pessoas transformaram o viver freneticamente num modo de encarar seus dias. "Não tenho tempo pra nada" transformou-se numa afirmação de quem se sente bem-sucedido, quando deveria ser encarada como uma frase de insatisfação perante o descontrole de seu recurso mais precioso: o tempo. Para tais pessoas, é inadmissível que o computador leve mais de um minuto para abrir seus programas ou que o elevador do prédio esteja congestionado pela manhã, por exemplo.
Todavia, engana-se quem pensa que tais pessoas realmente alcançaram êxito. Muitos não têm espaço em suas agendas para jantar com a família, fazer um curso de especialização, praticar o esporte predileto ou tirar férias e daqui a alguns anos perceberão que abriram mão de seus sonhos para se dedicarem a tarefas secundárias. A vantagem é que você não precisa ser como eles, você pode dominar o seu tempo.
COMPREENDA A MATRIZ DO TEMPO
A administração do tempo passa, necessariamente, pela compreensão do que significam os termos urgência e importância dentro das quatro categorias de utilização do tempo:
1) Importante e Urgente: Diz respeito às tarefas que devem obrigatoriamente ser executadas e de forma imediata. Conseqüentemente, são prioritárias em relação a quaisquer outras e a elas não cabe justificativas para atraso.
2) Importante, Mas Não Urgente: Categoria que separa as pessoas eficientes das ineficientes e, por isto mesmo, requer atenção redobrada. Grande parte das coisas importantes na vida não são urgentes, ou seja, pode-se realizá-las agora ou deixar para depois, como é o caso de um curso de idiomas, uma viagem para o exterior ou o projeto de expansão da empresa que está em suas mãos. O problema é que tais objetivos geralmente são trocados por atividades urgentes e mais adiante também continuarão a serem importantes, porém a partir daí também urgentes.
3) Urgente, Mas Não Importante: Neste quadrante estão aquelas atividades que precisam ser executadas agora, mas que não trarão alta alavancagem para a sua carreira, por exemplo. Como geralmente são importantes para outras pessoas, você tende a não recusa-las e fica repleto de compromissos que não trarão benefício algum para seus objetivos prioritários. A grande saída, neste caso, é delegar tais tarefas a terceiros e motivá-los para que realizem o serviço tão bem quanto você.
4) Nem Importante e Nem Urgente: Aqui se encaixam as atividades que também poderiam ser intituladas "tempo perdido". É o caso de alguém que tem uma série de tarefas para realizar em seu trabalho, mas não resolve nada porque lê todo o noticiário esportivo da internet ou ainda aquela pessoa que sai para tomar dez cafezinhos por dia e depois reclama que está apurado com uma série de coisas a fazer.
DEFINA METAS E OBJETIVOS
Todos os grandes especialistas neste tema são taxativos ao afirmarem que a definição de metas e objetivos claros leva as pessoas a uma maior administração de suas vidas e, por conseguinte, à racionalização do tempo. Cinco passos são decisivos:
1º passo: Escreva anualmente uma lista de seus objetivos. Estabeleça aquilo que deseja realizar nos próximos meses em relação a todas as importantes dimensões da vida: familiar, profissional, social, educacional, financeiro, qualidade de vida e espiritual – e procure revê-los periodicamente.
2º passo: Atribua prioridades. Quando estiver com tudo escrito, refaça a lista em ordem de prioridade. Assim, poderá saber se a direção escolhida realmente é a melhor e se a sua estratégia tem dado certo. Ainda, aproveite e divida tais expectativas com outras pessoas que podem ajudá-lo a refletir.
3º passo: Analise a relação tempo-meta. Agora estime o tempo investido com essas importantes metas e realize um acompanhamento para que possa responder à pergunta: "O tempo gasto é proporcional à relevância de cada meta?". Geralmente, há discrepâncias entre a importância da meta e o tempo dedicado a ela. Por mais incrível que possa parecer, as pessoas costumam investir menos de 15% do seu tempo em itens prioritários, quando este tempo deveria ser de 30%, pelo menos. Falta-lhes foco e real consciência de suas prioridades.
4º passo: Revise o processo. Elimine as atividades que pouco cooperam para o alcance dos principais objetivos de sua vida;
5º passo: Vá até o fim! Não deixe tarefas incompletas, pois você desperdiça tempo cada vez que precisa retomar um trabalho não terminado. Assim, permaneça em cada item até terminá-lo.
7 SUPERDICAS PARA ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO
1) Defina um prazo final. Estabeleça uma data-fim para seus objetivos prioritários e também para as diversas fases de transição no decorrer destes projetos. Além de um foco maior para a obtenção daquilo que deseja, também servirá para orientá-lo a respeito de possíveis mudanças que se fazem necessárias.
2) Deixe espaços abertos em sua programação diária. Os imprevistos tendem a acontecer, por isto não programe seu dia sem um espaço considerável entre um compromisso e outro. O seu chefe pode chamá-lo na sala para uma reunião de última hora e o fornecedor pode chegar mais cedo, por exemplo.
3) Leia apenas um jornal e assista somente um noticiário diário na TV. Como nos dias atuais a notícia é acompanhada em tempo real, pelo menos 80% das matérias – inclusive as mais importantes – são publicadas em todos os jornais, semanários e telejornais. Se quiser ganhar mais tempo ainda, confira em primeira mão no próprio website de sua agência de notícias preferida e você ficará informado antes de todo mundo.
4) Ganhe tempo no trabalho com simples atitudes. Vá à sala dos outros antes que venham à sua (assim poderá sair tão logo o assunto tenha se esgotado), utilize o telefone com parcimônia e controle os intervalos (para almoço e cafezinhos).
5) Encontre um jeito diferente para fazer as coisas. Pergunte-se continuamente se não há uma maneira mais rápida e eficiente para realizar as tarefas cotidianas que está acostumado a fazer. Depois de um tempo tendemos a automatizar algumas ações, por isto sempre pense em novas alternativas.
6) Utilize uma agenda. Princípio de administração do tempo conhecido, mas ainda pouco praticado, ajuda a registrar todos os compromissos pessoais e profissionais e ainda serve como um indicador de produtividade do tempo.
7) Viva intensamente seu fim-de-semana. Depois de seguir tantas orientações, é imprescindível separar um momento para extravasar sem horários, regras e processos rigidamente controlados. Todavia, para conquistar este precioso espaço de tempo, lembre-se de que se faz necessária uma nova forma de encarar sua vida.