Fase de aprovação
O final de ano é marcado por confraternizações de empresas, festas de família, formaturas, Natal, Ano-Novo, além dos casamentos. Para que tudo saia de acordo com o desejo de quem está promovendo é preciso começar a organizar tudo com antecedência. Segundo a promoter Alzira Scholze, o primeiro passo é imaginar quantas pessoas e estabelecer um dia para a festa, quanto maior antecedência mais chances de fechar um bom negócio.
Alzira diz que em Londrina faltam locais e por isso as empresas, por exemplo, têm que se preocupar já no início do ano em reservar data e local. ''É preciso também lembrar de pagar o Ecad para evitar possíveis multas, e planejar o que será servido.'' Para a promoter a decoração e as lembrancinhas fazem o diferencial de uma festa. ''Esses cuidados acabam marcando entre os convidados, quanto mais personalizado o evento mais marcante.''
Adriana Pontin, que também é promoter, dá algumas dicas para escolher o melhor local: a facilidade de acesso, a infraestrutura do local, estacionamento, possibilidade para instalar e operar serviços audiovisuais, iluminação, ambientação e decoração, se o local oferece serviço de limpeza, manobristas e seguranças, boas condições de funcionamento de água, luz, telefone, limpeza e área externa.
Adriana e Alzira alertam para os cuidados que se deve ter ao fazer o contrato de locação que deve conter a indicação e descrição do contratado e do contratante, direitos e deveres de ambos, o prazo de locação, data e horário de início e término, os serviços que estão sendo oferecidos pelo contratado, multa para cada uma das partes que deixar de cumprir qualquer cláusula contratual, formas de pagamento e prazos. Segundo Adriana, o mais comum na forma de pagamento é uma entrada que varia de 30% a 50% do valor total e a parcela uma semana antes do evento.
Alzira alerta que ao locar um espaço se deve levar em consideração o que ele oferece como por exemplo seguranças, serviço de limpeza, papel higiênico, papel toalha. ''A pessoa precisa ficar atenta porque as vezes o local tem o preço mais em conta, mas quando você tem que providenciar os outros serviços acaba encarecendo e complicando porque é preciso contratar mais empresas.'' Outra informação importante é que a lei determina um segurança para cada 50 pessoas em qualquer evento.
De acordo com as promoters, os preços de locação de espaços para eventos pequenos e médios com serviço de limpeza, seguranças, e uma boa infraestrutura variam de R$ 2.500 a R$ 3.500. Adriana ressalta que para eventos de pequeno porte é melhor optar por locais que ofereçam serviço completo, com buffet, decoração e DJ. ''Dessa forma o espaço não é cobrado à parte, já esta incluso no valor dos serviços oferecidos.''
Para as famílias que costumam se reunir no final de ano Alzira diz que existem várias chácaras que oferecem diferentes serviços com preços a partir de R$ 500 por dia. Há também chácaras que têm pousadas, chalés para as famílias que festejam por vários dias. Nesses casos pode-se optar por contratar um buffet ou um churrasqueiro. Adriana informa que os preços para contratação de um churrasqueiro, por exemplo, variam de R$ 23 a R$ 35 por pessoa. ''Eles levam toda a bebida e a alimentação, além da estrutura para fazer o churrasco. A pessoa precisa levar apenas pratos, talheres e copos, isso quando o espaço que ela locou não oferecer.''
Confraternização reúne funcionários e familiares
A família Romanini há sete anos reúne os funcionários da empresa e os familiares deles para uma grande confraternização. Maria Regina Ribeiro Romanini conta que a festa é uma comemoração prévia do Natal e Ano-Novo da família deles. ‘Reunimos a nossa própria família, pai, mãe, filhos, a família dos funcionários e alguns convidados entre clientes e fornecedores que também levam seus familiares.’ O número de participantes fica entre 150 e 200 pessoas, que ficam juntas por dois dias em uma chácara alugda. A empresa tem 40 funcionários.
Regina explica que a confraternização é realizada sempre nos dias 20 e 21 de dezembro e por isso os preparativos como aluguel da chácara e contratação do buffet é feita com um ano antecedência. ‘Quando termina uma festa já faço uma reserva prévia que depois será confirmada no ano seguinte, lá pelo mês de agosto, para poder garantir os serviços que desejo.’
Ela faz uma vistoria completa do local, incluindo a verificação elétrica, as instalações e a infraestrutura antes de fechar o contrato de locação. ‘Você encontra em Londrina locais muito bons, mas tem também alguns muito malcuidados é preciso olhar tudo com muita atenção e ler bem o contrato antes de assinar.’ A locação para os dois dias fica em torno de R$ 3 mil, a festa toda que inclui buffet, brinquedos, segurança, bebidas, limpeza chega a R$ 20 mil.
Regina conta que na casa da chácara costumam ficar os casais mais velhos e também as mães que tenham bebês. As demais famílias levam barracas. Há toda uma programação para garantir a diversão e também a integração. Além da estrutura da chácara com piscina e parquinho, tem a locação de brinquedos e contratação de equipe de animadores para organizar as gincanas que são realizadas ao longo do primeiro dia.
À noite, das 21h às 3h, um grande baile à fantasia anima a todos. ‘Eu queria fazer um baile com outra temática, mas todos preferem o baile à fantasia, todos são muito criativos é muito divertido’, explica Regina. Segundo ela, durante o ano são feitas reuniões com os funcionários para decidir com será a festa e informar o que precisa levar e o valor do amigo secreto. ‘O amigo secreto é o momento mais emocionante da festa. As pessoas têm chance de falar para as outras coisas que no dia a dia não dá tempo. Sempre me emociono. A revelação às vezes demora três, quatro horas. Esse momento é importante também porque o Romanini coloca como foi o ano na empresa e a situação do mercado. Além disso, a família dos funcionários começa a entender melhor o trabalho na empresa e assim pode dar um suporte maior.’